Format A4, pregătit pentru tipar.
Cu aproximativ 12–9 luni înainte
- Stabiliți împreună trei priorități: de exemplu atmosfera, locul și experiența invitaților.
- Faceți o primă listă de invitați și decideți o limită de cheltuieli confortabilă.
- Comparați locațiile: capacitate, ce include pachetul, acces, ore disponibile și condiții de anulare.
- Rezervați furnizorii importanți pentru voi numai după ce primiți oferta și condițiile în scris.
Cu aproximativ 8–5 luni înainte
- Alegeți stilul vizual și discutați-l cu furnizorii de flori, decor și papetărie.
- Programați probele pentru ținute și întrebați despre modificări, termene și costuri suplimentare.
- Discutați cu echipa foto-video ce momente doriți surprinse și cum veți primi materialele.
- Verificați meniul, nevoile alimentare ale invitaților și variantele pentru copii, dacă e cazul.
Cu aproximativ 4–2 luni înainte
- Trimiteți invitațiile și centralizați răspunsurile într-un singur loc.
- Faceți o schiță a desfășurătorului și lăsați timp pentru deplasări și pauze.
- Confirmați cu fiecare furnizor persoana de contact, intervalul de montaj și cerințele tehnice.
- Revizuiți bugetul rămas și evitați să adăugați servicii fără ofertă scrisă.
Ultima lună și ultimele zile
- Transmiteți locației numărul final de invitați la termenul agreat în contract.
- Pregătiți o listă scurtă cu contacte, ore și plăți rămase pentru persoana care coordonează ziua.
- Verificați ținutele, accesoriile, transportul și un plan alternativ pentru momentele în aer liber.
- Păstrați timp liber în program: nu fiecare minut are nevoie de o sarcină.
Un checklist bun vă ajută să luați decizii pe rând, nu să bifați totul perfect. Dacă începeți mai târziu, grupați pașii după urgență, nu după luna din calendar.
Format A4, pregătit pentru tipar.
Pasul următor
De la plan la vizită
Continuați cu pașii de organizare și planificați vizita la târg.